Novembre 26, 2021

Come dematerializzare i processi documentali

By affarioro

Cos'è la dematerializzazione dei documenti e in che modo avviene

Dematerializzare i processi documentali significa convertire il documento cartaceo in file digitale, impedendo che lo stesso perda valore giuridico. Ciò accade tramite una procedura approvata dalla legge italiana, che si chiama conservazione sostitutiva. Il processo di dematerializzazione si compone di diverse fasi. Innanzitutto vi sarà la scansione del documento attraverso uno scanner. Si passerà poi alla creazione di un sistema di archiviazione utile alla conservazione elettronica delle informazioni. Grazie alla suddetta conservazione documentale si potrà ottenere un risparmio di tempo notevole. Con la dematerializzazione si otterranno svariati benefici.

Innanzitutto si farà a meno di tutta la carta utilizzata dalle stampanti. Ciò garantirà un risparmio significativo di denaro, visto che si elimineranno i costi per le operazioni di stampa e per la gestione delle macchine. Si disporrà inoltre di un'archiviazione rapida dei documenti, che permetterà un'immediata tracciatura dei contenuti. Negli uffici sarà possibile disporre degli spazi destinati in precedenza a ospitare gli archivi, una volta liberati. La dematerializzazione dei documenti produrrà diversi vantaggi anche per i cittadini, che avranno a disposizione i documenti di cui necessitano, giacché saranno disponibili sul web e facilmente scaricabili.

Digitalizzazione di documenti: di che si tratta e come avviene

La digitalizzazione dei processi permette la condivisione rapida di documenti, che in questo caso non necessitano di una conversione, consentendo inoltre l'introduzione di allegati quali testi, immagini, video e altri elementi digitali. Tale procedura garantisce all'azienda numerosi benefici, grazie ai risparmi sul costo dei materiali. Le spese destinate alla stampa dei cartacei verranno totalmente azzerate. La manutenzione delle stampanti produce dei costi decisamente alti, poiché questi strumenti si usurano rapidamente se utilizzati in maniera frequente. Bisogna poi considerare le spese che derivano dall'acquisto dell'inchiostro. Eliminando questi costi la società avrà modo di investire il proprio denaro diversamente. Le aziende potranno elaborare immediatamente i file, che non rimarranno più in attesa. Ciò permetterà un incremento delle performance.

Automatizzando i processi amministrativi, le aziende saranno capaci di cancellare gli sprechi, azzerando le spese per l'archiviazione dei cartacei e rendendo più veloce lo scambio di documenti. In questo modo si eviteranno inutili perdite di tempo causate dalla burocrazia. L'archiviazione digitale consente di trovare i documenti in modo rapido. I file si possono scaricare dal web in formato Pdf oppure Word, così da evitare lunghe attese causate da interminabili code negli uffici pubblici. È possibile ricevere informazioni più precise sui processi di dematerializzazione e digitalizzazione dei processi documentali visitando il seguente sito https://www.savinosolution.com/ attraverso il quale ci si può mettere in contatto con professionisti del settore.

Digitalizzazione e dematerializzazione dei processi documentali in Italia

Anche l'Italia può dire la sua nel campo della digitalizzazione e dematerializzazione dei processi documentali. I cittadini potranno usufruire di comunicazioni digitali, che andranno a sostituire la più classica raccomandata in formato cartaceo. In questo modo le persone non avranno più bisogno di recarsi all'ufficio postale ogni volta che riceveranno una notifica di questo tipo al proprio domicilio. In Italia è stato approvato un decreto di semplificazione e innovazione digitale, che contiene vantaggiose regole e strumenti tecnologici utili a rendere più veloce la digitalizzazione del Paese intero.

Il decreto promuove una rapida digitalizzazione dei servizi destinati agli enti pubblici, così da semplificare il lavoro ai dipendenti statali e offrire al cittadino numerosi vantaggi, riducendo i tempi di attesa dovuti alla burocrazia. Dal 2021 in Italia tutte le amministrazioni sono passate al Sistema Pubblico di Identità Digitale e al Documento d'Identità Elettronico, che sostituisce la versione cartacea, decisamente obsoleta. Esistono inoltre delle applicazioni per cellulare particolarmente utili ai cittadini per connettersi con i servizi pubblici digitali, evitando lo spreco di materiale cartaceo utilizzato per le fotocopie. Infine sarà possibile presentare autocertificazioni, istanze o dichiarazioni di qualsiasi tipo senza uscire di casa.